O que é GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)
10 de Outubro de 2023
A era digital trouxe uma profusão de ferramentas e sistemas para otimizar os processos industriais. O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é uma dessas inovações que se tornou fundamental. Além de servir como um repositório para documentos administrativos e contratuais, o GED desempenha um papel crucial na manutenção, fornecendo acesso rápido a projetos elétricos, e na operação de máquinas, garantindo que as Instruções de Trabalho estejam sempre ao alcance dos operadores. Mas, além desses aspectos, o que exatamente é o GED e por que ele é tão estratégico no contexto industrial?
O GED é um sistema que permite a organização, armazenamento, compartilhamento e recuperação de documentos em formato digital, com uma abordagem de "paperless". Ao contrário dos sistemas tradicionais de arquivamento de papel, o GED oferece uma solução ágil, segura e eficiente para gerenciar grandes volumes de informações.
Por que o GED é vital para a indústria?
Volume de Informação: As indústrias geram uma quantidade massiva de documentos todos os dias, desde ordens de produção, especificações técnicas, relatórios de qualidade até faturas e contratos. O GED facilita o gerenciamento e acesso a esses documentos de maneira rápida e estruturada.
Agilidade no acesso: Esqueça os dias de buscar um documento em arquivos empoeirados. Com o GED, um documento pode ser acessado em segundos, usando palavras-chave, metadados ou outros critérios de busca.
Segurança: Os sistemas GED modernos possuem recursos avançados de segurança, garantindo que os documentos estejam protegidos contra perda, danos e acessos não autorizados.
Colaboração: O GED promove a colaboração entre departamentos e equipes, permitindo que documentos sejam compartilhados, revisados e editados de forma integrada.
Conformidade e Rastreabilidade: Na indústria, muitas vezes há exigências legais e regulamentares para manter registros por períodos específicos. O GED assegura que os documentos sejam armazenados de forma adequada e possam ser recuperados quando necessário.
Redução de Custos: Ao eliminar a necessidade de armazenamento físico e reduzir o tempo gasto na busca de documentos, as empresas podem perceber uma redução significativa nos custos operacionais, em uma aboradagem paperless.
GED: Parte de um todo para uma indústria mais eficiente
A implementação de um GED na indústria não se trata apenas de substituir papel por pixels. Trata-se de abraçar uma nova maneira de trabalhar, onde a informação é acessível, segura e facilmente compartilhável. Em um setor onde a eficiência pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso, o GED se apresenta como uma ferramenta indispensável para indústrias que buscam inovar e se manter competitivas no mercado.
O Gerenciador Eletrônico de Documentos é mais do que apenas um sistema de armazenamento digital; é uma solução estratégica que impulsiona a produtividade, promove a colaboração e garante a conformidade. As indústrias que ainda não adotaram essa abordagem certamente se beneficiarão ao considerar a inclusão do GED em suas operações.
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