¿Qué es el GED (Gestión de Documentos Electrónicos)?
10 de Octubre de 2023
La era digital ha traído una gran cantidad de herramientas y sistemas para optimizar los procesos industriales. GED (Gestión Electrónica de Documentos) es una de estas innovaciones que se ha vuelto fundamental. Además de servir como depósito de documentos administrativos y contractuales, el GED desempeña un papel crucial en el mantenimiento, brindando acceso rápido a los proyectos eléctricos y en la operación de las máquinas, asegurando que las Instrucciones de Trabajo estén siempre al alcance de los operadores. Pero, más allá de estos aspectos, ¿qué es exactamente el GED y por qué es tan estratégico en el contexto industrial?
GED es un sistema que permite organizar, almacenar, compartir y recuperar documentos en formato digital, con un enfoque "paperless". A diferencia de los sistemas tradicionales de archivo en papel, GED ofrece una solución ágil, segura y eficiente para gestionar grandes volúmenes de información.
¿Por qué el GED es vital para la industria?
Volumen de información: Las industrias generan una enorme cantidad de documentos todos los días, desde órdenes de producción, especificaciones técnicas, informes de calidad hasta facturas y contratos. GED facilita la gestión y el acceso a estos documentos de forma rápida y estructurada.
Agilidad en el acceso: Olvídese de los días de buscar un documento en archivos polvorientos. Con GED, se puede acceder a un documento en segundos, utilizando palabras clave, metadatos u otros criterios de búsqueda.
Seguridad: Los sistemas GED modernos tienen funciones de seguridad avanzadas que garantizan que los documentos estén protegidos contra pérdida, daño y acceso no autorizado.
Colaboración: GED promueve la colaboración entre departamentos y equipos, permitiendo compartir, revisar y editar documentos de forma integrada.
Cumplimiento y trazabilidad: en la industria, a menudo existen requisitos legales y reglamentarios para mantener registros durante períodos específicos. El GED garantiza que los documentos se almacenen adecuadamente y puedan recuperarse cuando sea necesario.
Reducción de costos: al eliminar la necesidad de almacenamiento físico y reducir el tiempo dedicado a buscar documentos, las empresas pueden lograr una reducción significativa en los costos operativos, con un enfoque sin papel.
GED: Parte de un todo para una industria más eficiente
La implementación de un GED en la industria no se trata sólo de reemplazar el papel con píxeles. Se trata de adoptar una nueva forma de trabajar, donde la información sea accesible, segura y fácilmente compartible. En un sector donde la eficiencia puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso, el GED se presenta como una herramienta indispensable para las industrias que buscan innovar y seguir siendo competitivas en el mercado.
El Administrador de Documentos Electrónicos es más que un simple sistema de almacenamiento digital; es una solución estratégica que aumenta la productividad, promueve la colaboración y garantiza el cumplimiento. Las industrias que aún no han adoptado este enfoque ciertamente se beneficiarán al considerar incluir GED en sus operaciones.
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